タスクの見積もりで注意すべきこと

日経BP.netのココカラ企業日記の第三回「企業未経験者のためのスケジュール管理」でタスクの見積もりで良いヒント

それは

目標からの逆算ではなく、タスクの積み上げでスケジュールを作成する

 

未経験の事業分野の計画をたてる場合には、必要な時間を把握することが非常に困難です。そのため、まずwebサイトをオープンする目標期日を定め、その日から逆算して「企業への営業はサイトオープンの2ヶ月前に開始」「事業計画は営業開始までに作成」などとスケジュールを立ててしまいがちです。

しかし、そうやって立てられたスケジュールはあくまで理想論の上になりたつスケジュールであり、実際に日々の進捗を管理するためには全く役に立ちません。すぐにスケジュールに遅れが発生し、チームが落ち込んでいく結果が目に見えています。

　いくらweb未経験でも、無い知識を振り絞ってひとつひとつのタスクにかかる時間を見積り、その時間を積み上げてスケジュールを作成すべきです。

というもの。

タスク管理が破綻するもとは、想定できないこと、よく理解していないこと（仕事のタスク管理やスケジュールを考える場合にはこうした事態がほとんどなのだが）についてスケジュールを立て、タスクを整理しなきゃいけないところだから、思いつく限り詳細にタスクを想像するという作業を行うことは、これからの仕事の展開をあらかじめシミュレートすることに繋がって、タスク管理ひいてはプロジェクト管理が破綻することを防止してくれるのだろう。

プロジェクトの失敗は想定できなかったこと、あるいは低めに見積もっていたリスクの影響が大きいと思うので、その回避のためのシミュレーションを綿密にする意味でも想像できないことを想像するというシンドイ作業が必須なのかもしれないですね。

Doit.imを使い始めてみた

連休になるとプロジェクト管理やらタスク管理の新しい方法論やアプリに浮気を始めるのが悪い癖なのだが、今年も暇にまかせて、今使っているToodledoの手入れをすることにした。

手入れをしているうちに、以前も感じていたプロジェクトとタスクの混在がどうにも始末がつかなくなってきた。特に、様々な部署を指揮するポジションになると高見から進捗を管理しておけばよいものと、進捗がはかばかしくないなどの理由でダイレクトに指揮しないといけないものが混在するので、Toodledoのタスクーサブタスクのタスク管理では対応が困難になってきた。

というわけで、佐々木正悟氏の「クラウド時代のタスク管理」などの参考本に従って、プロジェクト管理とタスク管理を分けることにしようと思った次第。

さてどのアプリを使うかな、となるのだが「クラウド時代のタスク管理」などのタスク管理本で推奨のOmniffocusやNozbeは、評価はいろいろあれど、ちと高価で、三日坊主がよくある我が身としては敷居が高い。何かないものか、検索していたところ、Doit.imというウェブ・アプリを見つけた。

仕立てとしては、GTDにかなり忠実なつくりになっていて、サブタスクに期限が振れない所がちょっと気になるが、このアプリとToodledoの二本立てでタスク管理をやってみようかな、と思っているところである。

 

ToodledoでNOTEのアイコンを左端に表示する

デフォルトの設定ではNOTEのアイコンは右端に表示されるようになっているのだが、スライダーを動かさないと見えてこないので使い勝手が悪い。

特にこのNOTEは入力できる文字数も多いので、タスクの処理状況や参考情報をできるだけ詳細にしれておくのに活用したいところ。

そこで、いつでもNOTEの内容を表示する操作ができるよう左端にもってくるようセッティングしよう。

まず、「Setting」→Task内の「Display Preferences」の「edit」をクリック

表示された画面の中の「Account Settiings」の中の「Grid」が選択されていることを確認し、その下の「Show note icon on the left」のチェックボックスをオンにすれば完了

ToDoはデジタルかアナログか

古くはSonyのClieから始まっているので、PDAやスマホ歴は長い方だと思うのだが、いまだに揺れ動いているのが、ToDoをデジタルでやるかアナログでやるか、はたまたToDo管理というものをすっぱり諦めてしまうか、ということ。

総じて言えばデジタルで管理していることが多くて、RTM→Toodledoといった変遷を辿って、今のところはRTMに大きなタスクを入れておいて、それを底本にToodledoで日単位や週単位のタスクを管理するという方法なのだが、このほかにEvernoteとかも絡んできてどのアプリでどう管理していくのかってことが混乱しないでもない。

 

最近読んだ、永井孝尚氏の「残業３時間を朝３０分で片付ける仕事術」では

「毎日手書きでToDoリストを書き出す」

頭の中にある、やらなければいけない仕事を、すべて、毎朝仕事を書き出す（必ず手書きで）

というのも、同じやるべきことでも、数日経つとその内容も微妙に変わってくるし、優先順位も変わる。パソコンや電子手帳を使うと、その変更を反映するのがどうしても億劫になり、一度入力した内容がずっとそのまま残ってしまうことのなりがち。

デジタルでは「考え直す」というプロセスを無意識のうちに省略してしまうことのなりがち。

とデジタルによる管理が陥りがちな欠点が指摘されていて、これはそのまま私のタスク管理に当てはまることが多くて耳が痛い。

 

 

で、世間的にはどっちかが主流かっていうのは、なんか朦朧としてはっきりしなくて、例えば「Toodledo 「超」タスク管理術」を書いている佐々木正悟氏や「タスクシュート」の考案者　大橋悦夫氏などはデジタル派かと思うのだが、同じ前著の著者でも北　真也氏は仕事柄、職場ではデジタルものが使えなくてノートなどアナログ系との併用であったような気がする。そしてアナログ派がけして傍流であるわけではないようで、例えば「ロディア　ToDo」「ノート　ToDo」「モレスキン　ToDo」とGoogleに聞けばいかに多くの人がアナログでのタスク管理をし、それを推奨しているかがわかるはず（ただ、検索して思ったのは、ToDo管理っていうのは、どうもその時の文具やデジタルガジェットの流行と密接に関連しているようでありますな）。

 

といったところでToDoはデジタルかアナログかと書き出した割にはまとまりのつかないエントリーになってしまったのだが、要は毎日ToDoリストを見直して、最新のリストになっていることを確認し続けることが大事というのが基本線なのかもしれないな。　

 

タスク管理とプロジェクト管理を改めて考えてみる

昨日、佐々木正悟氏の「スマホ時代のタスク管理　「超」入門」を注文したところなのだが、、そのせいか、改めてタスク管理とプロジェクト管理を考えてみるために同じ筆者の「クラウド時代のタスク管理の技術」と「できるポケット「公式ガイド」Nozbe クリエイティブ仕事術」を読んで、自分なりのやり方を考えてみた。

 

考えてみたはいいのだが、二つの本とも自分的にはどことなくしっくりこないところがあって、それはいずれも「自分」からスケジュールというか仕事の段取りを動かしていけているというところ。

これはお二人とも自由業ということがあるのかもしれなくて、いわゆる普通の雇われの勤め人は、自分でタスクの進捗やスピード管理や、優先付けができる場合ばかりではない、というか、そのあたりはほとんど外部要因によらざるをえないというのが違和感の原因のようだ。

 

これは地位の上下、というもので解決できるものではなくて、上司のわがままに左右されるよな、と思っている人は、部下の出来具合や取引先のきまぐれに、当の上司が悩まされているのを知らない場合が多い。自分の少ない経験に照らしても、若いころは上司の指示によって自分の思う仕事の優先順位と段取りがぐちゃぐちゃになることは日常茶飯事であったのだが、管理的な立場になった今は、部下の仕事の出来具合とか調子に左右されることが大半で、今に至るまで自分だけの力量でスケジュールやプロジェクトがコントロールできたためしがない。

 

と愚痴を言ってもしょうがないのだが、外部要因というものを抜きにしてタスク管理というものを考えないと、管理のシステム自体が破綻してしまう恐れがあるというところを踏まえないとタスク管理、プロジェクト管理自体が脆弱なものになってしまうと思うのだがどうだろうか。

 

てなところで、OminifocusやNobzeに浮気せずにToodledoでどこまでできるかやってみるので、また機会あればレポートしましょうか。

 

日々のToDoアプリをRemember The Milkに変更

先日のエントリーで当日のToDoの管理をEvernoteに任せて、Egretlistで管理しようってなことを言っていたのだが、始めてたちまちデッドロックに遭遇してしまったので見直し。

 

このところ、会議が多くてデスクに座っていることが少なく、PCを使う時間が減り、仕事時間内にPCでEvernoteを使う時間も減ったのだが、一方で、Evernoteも結構使ってきて、保存するデータも増えていて、iPhoneの純正アプリ自体の起動、特にヘッダーのダウンロードに時間がかかってストレスがたまってきて、どうもEvernotewo日々のタスク管理に使うことは中断することにした。

 

で、今現在は、タスクのデータベースはToodledo、日々の管理はRTMということに。

 

もともと、RTMは読んでいる途中の本の簡単な読書メモ（どこまで読んだのかのページ管理（複数の自炊本を複数の端末で読んでいるとどこかに一元的に記録しておく必要があるため）と進行中に仕事の進捗管理と進行メモの管理（RTMはノートが１タスクにメモが複数つけられるので、協議メモや覚え書く、相手方とのちょっとした調整状況などを残しておくのの便利なのだよね）に使っていたのでToodledoとも趣旨はを違えて併用していたので、自分の場合は新たなToDoアプリを追加するより見る機会が多い、と思った次第。

 

ということで、現在はRTMに「Today」のリストをつくって、そこにその日のタスクをリストアップする、という手法をTRY中である。

ちなみに、RTMはプレミアムの登録期間が過ぎてしまっているので、iPhineアプリはMilponを使用。iPadとのユニバーサルアプリになっているのでiPadでも使えるのだが、専用でないため、画面サイズはiPhoneのまま。2倍にしても解像度が悪いので、iPadで使うのはお勧めしない。

今のところの使い方は、ToDoの一覧をiPadかPCのToodledoで見ながら、日々のタスクをiPhoneのRTM（みるぽん）で入力といったやり方である。ToDoアプリは一つのアプリにすべてをぶち込むと、長期的なToDoと日々のタスクなどの短期的なToDoが混ざりこんでしまうことが多いので、個人的には複数のToDoアプリを使うほうが良いような気がする。

 

ちなみにRTMの純正アプリでは、1日1回しかクラウドとのシンクロが出来ないので、一般の無料ユーザーは「みるぽん」の方がお奨めである。

 

ToDoアプリに何を使うか

「クラウド 「超」活用術」に触発されて、ToodledoをToDoアプリの総元締め的に使い始めたのだか、ToDoかなりの分量になるので、さすがにこのアプリだけで、日々の仕事の処理はちょっと難しいので、一日ごとのタスクを処理するToDoアプリを探してみることに。この本ではTaskPortが薦められているのだが、処理時間を入力するのがお決まりとなっていて、しかもタスクを実行すると時間が経過するまで固定されてしまうので、私のように自分のタスクこないながら、部下のタスク管理もやっているといった仕事の場合、ちょっと困りもので、ちょっと使いづらい。
ということで、簡素なアプリはないものかと探して見つけたのが、Wunderlist。起動画面は下記のとおりシンプルで日々のタスクを入力し、その進捗を管理するという点で及第点だと思う。

ただ、一つ不満なのは、Toodledoから一々入力しないといけない点はまあよいとして、入力がiPhoneといったモバイルアプリからに限られてしまうこと。

実際、複数の部下にタスクを割り当てながら、自分の仕事をこなしていて、その仕事の処理の中心はPCであるから、やはりタスク管理の端末がスマホなどのモバイル系に限られてしまうのはちょっと不便。しかも、アイデアやメモを保存するデータベース的なものはEvernoteなので、こちらとの連携もほしい・・・。

ということで、今のところ日々のToDo管理は、皆さんよくご存知のEgretlistでやっているところ。
つまりはEvernoteにTodaｙといったノートをつくり、Toodledoから毎日、Evernoteのこのノートにタスクを入力して仕事を進めるといった形の運用。

タスクの入力はPCを使っている場合は、デスクトップかWebのEvernoteで入力したり、iPhoneの場合はnimbulistでタスクを入力するという感じである。

Evwernoteでタスク管理をしようとしたときには、未完了タスクの表示が常に大量に出て精神衛生上よくないので使用をやめていたEgretlistだが、タスクの範囲を限定することで機嫌よく使える状態になるかもしれない。

ToDoは一元化する必要はない

ToDoをまじめにつけ始めて悩むのが、ToDoをどこにまとめておくかということではないだろうか。

システム手帳のToDoを使ったり、ウェブ上のサービスを使ったりするのだが、ついToDoの確認がおろそかになって、やるべきことを見逃したりといったことが起こりがちだ。
で、目から鱗だったのは、小山龍介氏の「TIME　HACKS」の"ToDoは一元化する必要はない"というTips

ToDoにダブルブッキングはないので、スケジュールと同じように考えなくてもいい。ToDoは複数持って場面、場面にあわせて使い分ければいい、といった内容。

例えば、パソコンでやらないといけないものは
パソコンの中に記録しておくし、アポイントをとるというToDoはスケジュール帳にいれておく、といったことである。

たしかに、スケジュールと違って、一度やり終えたことを二度やるということはないし、二度やった方がいいものはやればいいのだから、ダブルブッキングしてもなんということはない。

さらに、よくあるのが、やらないといけないことがその現場では明らかでなくて、つい忘れてしまうこと（仕事場のように時間的に長くいるところは別だが、玄関とか脱衣所といった、短時間しかいない場所でやらないといけないことは忘れがちになるもの）。
ToDoを着実にこなしていくには、一番関連のある場所それぞれに紐付けして記録しておく、というのが鉄則かもしれないですね。

ポストイットでToDoを管理する技あれこれ

まずは小山龍介氏の「TIME　HACKAS」のドキュメントフォルダに、ポストイットのToDoを貼るやり方。

ドキュメントフォルダは、机の前にスペースをつくっておいて、いつでもToDoを見たり、修正・追加ができるようにしておくのが要点。

「常に見えるところにToDo」という意味では、あらかわ菜美さんの「貼る技術」「出しっぱなし整理術」に出ている、デスクに座っていてもすぐ見える位置の壁に大きなコルク板を設えて、メモをプッシュピンで留めたり、ポストイットを貼ったり、短い時間でやらないといけないToDoは「鏡」に貼っておく、というのも同じ趣旨か。

携帯性という面では、鏡や机の前のコルク板は気軽に持って歩くというわけにはいかないから、これは在宅ワーカーや家庭にいる時間の長い主婦向けかもしれない。
大半は会社にいて、外回りもそこそこあるというビジネスマンには、ドキュメントフォルダのやり方の方が、しっくりくるだろう。

ただ、いずれも、アナログを重視したやり方なので、スマートフォンユーザーは、デジタルとの棲み分けが気になるところだろうから、そこは各自の環境にあわせて変形が必要かもしれない。

BloomStyle Vol.0の「三段階 ToDo管理術」を応用する

BloomStyle Vol.0の@BlackBird_911さんのToDo管理で、参考になるものがあったので備忘録的に引用。ついでに個人的には、それを変形させて利用しているので、それもあわせて紹介したい。

管理する単位を「月」「週」「日」の３つにわける。

月＞週＞日となるように、「「ワンポケットの補足」を応用する。

全ての拠り所を「月」とし週単位でピックアップすべきことを「週」に、今日やるべきことを「日」に書き出すやり方。

使うアイテムは

①「月」を管理するもの→A5の用紙
月単位のToDoをワープロで書き出す。
「やるべきこと」よりは「やりたいこと」を書く。
A5に一枚にまとめて出力し、やり終えたToDoは線を引いて消す。新たなToDoは手書きで追加。紙が汚くなったり、月替わりの時に新調する。

②「週」を管理するもの→手帳ないしノート＋付箋
その週のうちにやりたい、あるいは締め切りが近いToDoを付箋に記入する
それを常に携帯するノートか手帳に並べる
一覧性を確保するため、見開き２ページを利用する
ToDoの重要度は、付箋の色を分ける。
並び替えは常にして、やり終えたら付箋をはがしてゴミ箱へ

③「日」を管理するもの→B6のメモ用紙
1日のうちやることを一枚のメモ用紙（B6)に書き出す
「ToDoリスト」をブレークダウンしたものに加え、習慣にしたいものや、習慣化できないことも列挙する

基本的に、クラウド的なものを使わず、紙ベースで運用されているのが特徴。ワープロは使う形なのだが、無理をすれば、これもアナログ運用が可能かも。
私の場合は、デジタル系、クラウド系が好みということもあって、これを次のように変形して運用中

①はRTMとEvernoteを利用。RTMはGTD的に、やらないといけないこと、やりたいことを全てリストアップ（するように心がける）。注意書き的に補足情報があれば。RTMのノートに記入。GTD的と要っても書き出すのはProjectとSomedayに相当するもの。リストアップは、仕事、プライベート問わず、とにかく自分にかかわることは全て。
さらにこの補完系としてEvernoteのToDo（チェックボックス）を利用。RTMに入力した項目をさらにブレイクダウンしたもの、いわばNext ActionやWait forの類をこれに落とす。

②はToodledoと。
１～2週間以内にやりたいこと、やるべきことはToodledoに入力。1週間だけではカバーしきれないタスクが結構あるので、2週間程度のスパンのものを記入している。

③は（偽）ロディアのメモ
ここは、BloomStyleのやり方を基本に忠実に実行。（偽）というのは予算の都合で、ダイソーの105円B７メモ帳を使うことが多いため。

月、週、日の区分に固執する必要はないとは思うが、三段階に分けるやり方は、ToDo管理として、かなり有効なような気がしている。皆さんも、オススメのやり方があれば教えてください。