ドキュメントスキャナを使った書類・データ管理

ライフハッカーの20012.29付けの「書類のデータ化をストレスにしないためのドキュメントスキャナ使用術」に、美崎栄一郎さんの使い方が紹介されていた。
ドキュメントスキャナの使いかtあというよりは、ドキュメントスキャナを使ったデータ管理、書類管理の方法といったほうがぴったりくる内容。

美崎さんのやり方は
①書類はもれなくスキャンする。机の上に書類用の箱をつくっておいて、ある程度まとまったらスキャンする。
②ファイル名はつけかえず全部まとめて時系列で管理（ドキュメントスキャナを使っていない人のためにあえて付言すると、スキャナソフトの仕様で、スキャンするときに自動で日付でファイル名が保存できるようになっている）
③コンパクトスキャナは、パソコンを置く台の下にいれておき、スキャン後のデスクの向こう側に貯まった書類はまとめて捨てる
というのが基本の様子で、

個人的には、①については同感。あれはスキャンしてこれは紙のままで、なんてことを考えるとスキャニング前の作業が増えるので、スキャニング自体が面倒になる。ここはなにも考えずにスキャニングを自動化するのがいい。

③については執務スペースはそれぞれだろうから、その場に応じて、ということで良いかと
私のやり方とちょっと違うのが②のところ。私もやってくる紙書類は領収書から仕事の書類まで、ほぼあまねくスキャンすることにしいているのだが、そうすると一日にスキャンする者が大量になって、日付だけでは一覧的に管理できなくなってしまう。つまり領収書などのプライベートなものから、仕事の書類も、あれやこれやがごちゃまぜになるので、ファイルビューで一覧しても中身がきちんと一覧できない（特に仕事の書類はかなりレイアウトが似通っているから）のだ。

ということで、ファイル名については、ごく簡単な名称と日付をつけておくことにしている。日付はアプリで自動的につけられるので、やることは大ジャンルとその書類の内容がおおよそ推測できる名前を「A社_○○提案_20121229」といった風な形で管理するようにしている。この場合、日付データは必須なことは美崎さんの管理方法と同じ。

あと付け加えるなら、スキャンしたデータを保管するフォルダをDropboxなどのクラウドにしておくこと。たとえばDropboxのフォルダ内に「Scansnap→」といったようなフォルダをつくっておき、必ずそこに一時保管すること（一時保管というのは、時間がたてば別のArchive用のフォルダに移すことにしているため）。
クラウドに保存しておけば、複数のPCやスマホやタブレットなどで同じデータを扱えるので、どこでも参照できる。こうすると、紙を超えた閲覧の自由が手にはいるというわけ。